Perché esiste PlayGest One
Il gestionale di fatturazione vede le fatture. Non vede gli impegni regolati da un contratto (canoni, rate di leasing o di mutuo), quelli che nascono da un calcolo (F24, rateizzazioni), né i semplici accordi presi a voce o gli anticipi senza documento — perché non nascono da una fattura. PlayGest One aggiunge anche la gestione delle presenze dei dipendenti con il relativo costo orario, il pagamento delle loro competenze e le giacenze di magazzino: tutto in un unico punto, insieme alle scadenze. Il risultato è non dover più tenere il resto su Excel, su un foglio di carta o nella testa di qualcuno.
PlayGest One nasce per colmare questo spazio. Non sostituisce il software fiscale già in uso: lo affianca, occupandosi di tutto ciò che riguarda l'amministrazione in ufficio. Il risultato è avere in un unico punto la situazione reale dell'azienda — scadenze, liquidità, costi del personale, magazzino — aggiornata ogni giorno.
Il gestionale è organizzato in moduli indipendenti: si attivano solo le aree che servono e ogni modulo si acquista separatamente, senza pagare per funzioni che non si usano. Alcuni strumenti — anagrafiche, agenda, guide utente, backup automatico, tracciamento delle operazioni e i report dedicati a ciascun modulo — sono invece inclusi nel servizio. Ogni modulo è inoltre personalizzabile sulle esigenze dell'azienda, fino allo sviluppo di nuove aree su misura.
I dati restano in azienda
PlayGest One è un software desktop, installato in locale sui PC dell'azienda. Non è una soluzione cloud e non carica i dati su server esterni: tutto rimane fisicamente sui computer dell'azienda, sotto il controllo diretto di chi lavora ogni giorno con quei dati. È una scelta deliberata, fatta per garantire riservatezza e piena proprietà delle informazioni aziendali.
Per lo stesso motivo funziona anche senza connessione a internet: se la linea cade, il lavoro in ufficio non si ferma e i dati restano sempre accessibili.
* L'espansione di consultazione mobile prevede in una delle due varianti la sincronizzazione su server esterno — vedi la sezione dedicata.
Come si conosce il software
Tutte le funzionalità descritte vengono presentate e spiegate in due momenti distinti: durante la dimostrazione dal vivo in azienda — su dati reali, non su esempi fittizi — e poi in modo approfondito durante la formazione che segue l'installazione, sempre in presenza. Non è un software che si lascia installato con un manuale in mano: ogni cliente viene seguito di persona fino a quando non lavora in autonomia.
Inserimento guidato
Il software è ottimizzato per essere veloce anche in sessioni di inserimento massivo. I campi principali hanno autocompletamento: basta scrivere le prime lettere per selezionare il cliente, il fornitore, la banca o il prodotto dall'anagrafica — senza possibilità di errori di battitura, perché il valore viene sempre scelto da un elenco controllato.
I campi obbligatori sono segnalati, i dati incoerenti vengono bloccati prima del salvataggio, la conferma è possibile solo quando i numeri tornano. L'obiettivo è avere dati certi fin dal momento dell'inserimento, non dati approssimativi da riconciliare in seguito, senza rallentare il lavoro operativo.
Perché non basta collegarsi all'home banking
PlayGest One lavora sulle informazioni future, non solo su quelle già avvenute. Una scadenza entra nel sistema nel momento in cui l'azienda ne viene a conoscenza — da una fattura, da un canone o da una rata, dal calcolo di un F24, oppure da un semplice accordo preso a voce. Sono tutti eventi che esistono prima del movimento bancario e che devono essere conosciuti in anticipo per fare previsioni attendibili sulla liquidità.
Collegare l'estratto conto bancario significherebbe lavorare al contrario: registrare ciò che è già avvenuto anziché ciò che sta per avvenire. Quando poi il pagamento avviene davvero, all'utente basta un flag su "pagato" e la data dalla schermata principale: non c'è nulla da abbinare, perché il dato era già nel sistema.
L'importazione bancaria funziona bene con flussi standardizzati — incassi automatici SDD/RID, addebiti ricorrenti — dove il movimento è già strutturato e riconducibile alla sua origine. Nella maggior parte delle aziende, però, pagamenti e incassi seguono percorsi meno prevedibili: importi modificati, scadenze rinviate, pagamenti cumulativi su più documenti.
Per questo PlayGest One adotta un approccio diverso: la previsione nasce nel momento in cui si registra l'impegno futuro, non quando il denaro è già entrato o uscito dal conto. L'obiettivo non è ricostruire il passato, ma sapere in anticipo cosa accadrà alla liquidità dell'azienda.
Per chi riceve e invia molte fatture elettroniche, l'import XML è disponibile come espansione. Il sistema legge le fatture ricevute e quelle emesse, precompila i dati e li presenta per revisione prima della conferma, eliminando gran parte della digitazione manuale senza rinunciare al controllo sulle informazioni registrate.
Perimetro e configurazione
Multi-ditta e multi-utente
PlayGest One supporta la gestione di più aziende dalla stessa installazione, senza dover aprire software diversi o tenere file separati. Tutti i dati convivono nello stesso sistema e si distinguono tramite il campo Ditta presente su ogni record operativo.
Tutti i report hanno un filtro parametrico per Ditta, opzionale: inserendo un nome si filtra su quella ditta; lasciando il campo vuoto si ottiene la vista aggregata su tutto il perimetro. La stessa schermata risponde sia a domande per singola azienda — "quanto devo incassare da Rossi questo mese?" — sia a domande aggregate — "qual è l'esposizione totale su tutte le ditte?".
Più utenti possono lavorare contemporaneamente sulla stessa installazione e sugli stessi dati, da PC diversi in rete. È possibile assegnare a ciascun utente solo i moduli di sua competenza, oppure dare accesso a tutti i moduli acquistati. Il sistema ha un log attività di default che tiene traccia di chi ha fatto cosa e quando.
Multi-banca
Le anagrafiche di più banche sono disponibili nella configurazione base e vengono utilizzate in tutti i moduli — ogni pagamento e incasso è associato alla banca su cui transita. La gestione dei saldi e dei movimenti per conto, con cash flow progressivo e storico, è disponibile con il modulo Cash Flow e Banche. Il sistema calcola i saldi per ogni combinazione Ditta + Banca, in modo che i dati di una ditta non interferiscano mai con quelli di un'altra. Il filtro Banca è disponibile su tutti i report quando è attivo il modulo Cash Flow e Banche.
La schermata principale — il punto di partenza della giornata in ufficio
Quando si apre PlayGest One, non si arriva su un menu vuoto: si arriva già al lavoro. La schermata principale è costruita per dare in un colpo d'occhio tutto quello che serve sapere prima di iniziare la giornata.
Il menu in cima raggruppa tutti i moduli attivi: ogni voce apre il modulo corrispondente con i pulsanti Inserisci, Modifica e Ricerca già disponibili. La voce Aiuto è sempre presente: raccoglie le guide utente del software, le utility di sistema e il controllo remoto per l'assistenza a distanza — tutto accessibile senza uscire dal gestionale.
Al centro si trovano i pagamenti e gli incassi, già organizzati in due liste distinte — "In scadenza" e "Scaduti" — con Ditta, controparte, documento, data di scadenza, banca e importo. Ogni riga è cliccabile: un click apre direttamente la scheda per segnare il pagamento o l'incasso come evaso.
In alto a sinistra c'è l'agenda appuntamenti: gli impegni dei prossimi giorni — riunioni, chiamate, scadenze fisse — visibili senza aprire nessun altro strumento.
Sulla destra, un pannello di alert aggiornato in tempo reale segnala le situazioni che richiedono attenzione: competenze aperte quando ci sono pagamenti registrati ma non ancora chiusi come documento di competenza; compensazioni sbilanciate quando il sistema rileva che la controparte non è stata abbinata correttamente tra i due lati. Il riquadro Banche mostra se la situazione di oggi è in positivo o in negativo, con i movimenti raggruppati per banca. Gli alert diventano verdi quando tutto è in regola — rossi quando c'è qualcosa da fare. Sotto, i totali del giorno e del mese corrente per i pagamenti da fare e gli incassi da ricevere.
Modulo Contabilità — scadenze, incassi e pagamenti
Il modulo contabilità è il centro del gestionale. Gestisce incassi da clienti e pagamenti a fornitori in un unico scadenzario. L'unità di lavoro non è la fattura ma il documento: qualsiasi movimento che genera un credito o un debito — una fattura, ma anche un accordo verbale, un anticipo, un canone, una nota di credito — viene registrato come documento con le sue scadenze di pagamento. Questo è il motivo per cui PlayGest One si affianca al gestionale di fatturazione senza sovrapporsi: non parte dal documento fiscale, parte dal movimento di denaro reale.
Ogni documento può avere una o più rate, ciascuna con la propria data di scadenza e il proprio importo. Una rata è aperta oppure pagata: non esistono pagamenti parziali su una singola rata. Se l'importo concordato cambia, si corregge la rata prima di registrare il pagamento — in questo modo lo scadenzario rimane sempre pulito e leggibile. Le scadenze in arrivo e quelle scadute non pagate sono sempre visibili dalla schermata principale, ordinate per priorità: un click apre il documento già posizionato sulla rata giusta.
Ogni rata registra la banca su cui transita il pagamento — il collegamento che alimenta il modulo cash flow senza dati separati da sincronizzare. Quando arriva il momento di registrare un pagamento, tutti i dati sono già presenti: soggetto, importo, scadenza, banca. L'utente deve solo indicare che è stato pagato e inserire la data: un'operazione di pochi secondi per movimento.
Generazione automatica delle rate
Quando un documento prevede più rate, PlayGest One le genera automaticamente a partire dalla prima. L'utente indica il numero di rate e la cadenza — fine mese o giorno fisso — e il sistema calcola e inserisce tutte le scadenze in un'unica operazione, gestendo correttamente i mesi corti senza produrre date inesistenti. Prima di confermare, viene mostrata un'anteprima completa di tutte le rate: l'utente può controllare ogni riga e confermare solo quando tutto è corretto. La scrittura avviene in modo sicuro: o tutte le rate vengono create correttamente, o nessuna viene scritta.
Per le rateizzazioni con piano di ammortamento — come quelle dell'Agenzia delle Entrate — è possibile inserire su ogni rata la quota interessi separata dall'importo base. Il sistema calcola il totale e lo registra come importo da pagare, mantenendo il dettaglio nel campo note nel formato "importo base + quota interessi". Lo scadenzario riflette così esattamente il piano di pagamento reale, rata per rata.
Import da fatture elettroniche XML · espansione
L'import da fatture elettroniche XML è un'espansione del modulo contabilità, disponibile su richiesta. Copre entrambe le direzioni: le fatture ricevute dai fornitori (pagamenti) e le fatture emesse ai clienti (incassi). Il sistema legge i file XML, precompila i dati — testata, righe e scadenze — e li presenta per revisione prima di scrivere qualsiasi dato. La fase di revisione è necessaria perché per legge le fatture elettroniche non hanno l'obbligo di includere la sezione scadenze: alcuni file XML possono essere incompleti, e il gestionale segnala esattamente cosa manca prima di consentire la conferma. Solo quando ogni documento è completo e gli importi corrispondono a quanto dichiarato nel file è possibile procedere. Il vantaggio è eliminare gran parte della digitazione manuale senza rinunciare al controllo sulle informazioni registrate.
Solleciti e analisi del rischio cliente · espansione
Anche solleciti e analisi del rischio cliente sono un'espansione del modulo contabilità, disponibile su richiesta. Per i clienti con ritardi abituali o esposizione elevata, aggiungono il report sollecito di pagamento e il popup di analisi del rischio cliente — ritardo medio storico, picco massimo, scaduto aperto, peso del cliente sul totale incassato nel periodo.
Consultazione mobile delle scadenze · espansione
La consultazione mobile è un'espansione del modulo contabilità, disponibile su richiesta. Quando non si è in ufficio, le scadenze restano comunque raggiungibili. L'espansione permette di vedere da smartphone — o da qualsiasi dispositivo — gli incassi e i pagamenti già inseriti nel gestionale, con gli stessi filtri disponibili nel software: per ditta, per periodo, per controparte, per stato di pagamento. È uno strumento di consultazione: il gestionale rimane l'unico punto di inserimento e gestione dei dati.
L'espansione è disponibile in due varianti, che coprono scenari diversi:
Sincronizzazione automatica via cloud. Durante la giornata lavorativa il PC invia automaticamente i dati a un server cloud dedicato, già attivato per ogni cliente senza nessuna configurazione aggiuntiva. Lo smartphone li legge dal cloud quando vuole, anche a PC spento.
Sincronizzazione diretta, dati sullo smartphone. Lo smartphone richiede i dati direttamente al PC in ufficio e li salva localmente. Da quel momento funziona completamente offline, senza connessione e senza server esterni.
La scelta tra le due varianti viene fatta in fase di configurazione del software, in base all'esigenza dell'azienda.
Nella variante con server cloud, i dati inviati sono limitati alle scadenze: il cloud riceve una copia in sola lettura, senza accesso e senza nessuna scrittura al resto del gestionale. La fonte resta sempre il PC in azienda.
Modulo Cash Flow e Banche
Il modulo banche è lo strumento per tenere sotto controllo la liquidità reale dell'azienda. Risponde a tre domande distinte: quanto c'è oggi su ogni conto, quanto ci sarà a una data futura, come si è mosso il denaro in un periodo passato.
Il saldo reale di ogni banca viene impostato una volta come punto di partenza. Da quel momento il sistema calcola il saldo progressivo aggiungendo e sottraendo i movimenti registrati nei moduli contabilità e dipendenti. Il saldo è sempre il risultato dei movimenti inseriti — non un'importazione da home banking.
Il report Andamento Cassa — Storico mostra tutti i movimenti già avvenuti su uno o più conti in un periodo, con il saldo progressivo riga per riga. Il report Andamento Cassa — Previsionale mostra invece le scadenze non ancora pagate nel periodo scelto, partendo dal saldo reale attuale come base — sempre il saldo di oggi, indipendentemente dalle date del periodo scelto. Entrambi i report hanno i filtri Ditta e/o Banca opzionali: lasciandoli vuoti si ottiene la vista aggregata su tutta l'azienda, compilandoli si isola un singolo conto o una singola ditta.
Il popup Saldo Banche al permette di ottenere in pochi secondi tre numeri: il saldo effettivo totale a una data futura, la quota relativa alle scadenze regolari del periodo e lo scaduto già in ritardo. Risponde alla domanda "quanti soldi ho il 15 del mese prossimo?" senza aprire i report completi.
I giroconti tra conti, le spese bancarie e le rettifiche di saldo si registrano in una maschera dedicata e compaiono nel cash flow come movimenti separati e identificabili.
Modulo Dipendenti
Il modulo dipendenti gestisce presenze, costi e pagamenti. Non produce buste paga e non sostituisce il software paghe del commercialista: registra i dati operativi che servono all'azienda per sapere quanto costano realmente i dipendenti giorno per giorno.
Le presenze si inseriscono giornalmente con il tipo di giornata — lavoro ordinario, straordinario, ferie, malattia, permesso, festivo — e le ore relative. È possibile indicare anche il luogo di lavoro del dipendente quando diverso dalla sede aziendale. Il costo orario è associato al dipendente in anagrafica e si calcola automaticamente senza bisogno di reinserirlo ad ogni riga.
La gestione dei contratti e delle trasferte non è inclusa nella versione base: ogni azienda ha le proprie particolarità contrattuali e le proprie regole di rimborso, e una soluzione uguale per tutti non avrebbe senso. Quando questa esigenza esiste, viene analizzata e sviluppata su misura per quell'azienda specifica.
I pagamenti si registrano per competenza mensile e possono includere retribuzione, acconti e rimborsi spese. Quando viene inserito un acconto per una competenza, il sistema riconosce automaticamente al movimento successivo verso lo stesso dipendente che esiste già un'uscita registrata per quella competenza — evitando doppie registrazioni e mantenendo il quadro sempre aggiornato. Il report riepilogo mensile mostra ore per tipo e costo totale per dipendente, in un formato pronto per essere consegnato al commercialista. I pagamenti entrano nel cash flow come uscite reali sulla banca su cui è stato effettuato il versamento.
Modulo Magazzino
Il modulo magazzino gestisce carico, scarico e giacenza per prodotto. La giacenza non viene mai memorizzata come dato fisso: viene sempre calcolata in tempo reale dalla differenza tra carichi e scarichi registrati, quindi è sempre aggiornata senza necessità di inventari manuali o chiusure di periodo.
Ogni prodotto ha un'unità di misura — pezzi, kg, metri, litri — e una soglia di sottoscorta configurabile. Quando la giacenza scende sotto la soglia, il prodotto compare nell'alert sulla schermata principale. Ogni documento di carico e scarico registra il prezzo unitario per riga, rendendo disponibile il totale di ogni movimento.
I documenti di carico hanno il fornitore come controparte, quelli di scarico il cliente. È possibile registrare resi a fornitore come variante dello scarico. Un prodotto può essere associato a più ditte con giacenze indipendenti — il magazzino è multi-ditta esattamente come tutti gli altri moduli. Il modulo non produce una valorizzazione contabile delle giacenze: è uno strumento operativo di controllo delle quantità e dei movimenti.
Report
I report non si acquistano separatamente: ogni modulo include già i propri. Quando si attiva un modulo, si attivano con esso anche tutte le sue viste e i suoi report, senza costi aggiuntivi.
Tutti i report sono filtrabili per Ditta, per periodo e per altri parametri specifici del modulo — Cliente, Fornitore, Banca, Dipendente, Prodotto. I filtri usano ricerca parziale: basta scrivere parte del nome per filtrare, lasciare il campo vuoto significa nessun filtro applicato.
I report di contabilità coprono tre varianti di visualizzazione: per data scadenza, per data documento, per data pagamento — ciascuna con il filtro sullo stato (da pagare, pagati, tutti). I report del cash flow mostrano il flusso con saldo progressivo riga per riga, in versione storica e previsionale. I report dipendenti coprono presenze per giornata e pagamenti per competenza mensile, entrambi pronti per il commercialista. Il report giacenza magazzino evidenzia i prodotti sotto soglia con formattazione visiva.
Ogni report può essere stampato o esportato in PDF direttamente dalla schermata del report, senza passaggi aggiuntivi.
Anagrafiche e altri strumenti inclusi
Le anagrafiche di clienti, fornitori e dipendenti sono sempre disponibili da qualsiasi maschera operativa tramite tasto rapido, senza interrompere il flusso di inserimento. Ogni anagrafica include un controllo automatico su P.IVA e codice fiscale per evitare duplicati.
Le compensazioni — quando lo stesso soggetto è sia cliente che fornitore e i debiti si annullano a vicenda — si gestiscono tramite una funzione dedicata che chiude le scadenze su entrambi i lati senza movimentare denaro reale. Il sistema verifica automaticamente che gli importi compensati quadrino e segnala eventuali sbilanci sulla schermata principale.
Il backup dei dati è automatico e configurabile: la cadenza viene concordata in fase di installazione in base alle esigenze dell'azienda, con rotazione delle copie. Il tracciamento delle operazioni registra ogni inserimento, modifica e cancellazione con utente, postazione, data e ora — disponibile per gli ultimi sei mesi.
Dall'interno del gestionale è accessibile direttamente lo strumento Calcola Codice Fiscale: una web app gratuita e installabile come app su qualsiasi dispositivo, che calcola, verifica e decodifica il codice fiscale italiano con supporto a tutti i comuni italiani e ai paesi esteri.
Cosa non gestisce PlayGest One nella configurazione base
PlayGest One copre scadenze, cassa, dipendenti, magazzino — quello che serve per sapere ogni giorno dove si è con i soldi, quanto costano le persone e quante scorte ci sono. Alcune aree non fanno parte del gestionale standard e non sono previste come sviluppo su misura; altre possono invece essere aggiunte su richiesta, se l'esigenza lo giustifica. Nella configurazione base PlayGest One non:
- ✗ produce documenti fiscali o fatturazione elettronica in uscita
- ✗ sostituisce il gestionale fiscale o il software paghe
- ✗ si connette a conti bancari tramite API o home banking
- ✗ gestisce contabilità generale, bilancio civilistico o contabilità IVA
- ✗ include nella versione standard un CRM per trattative commerciali o pipeline di vendita
Chi sviluppa e installa PlayGest One
PlayGest One è sviluppato da Play Online srls, con sede a Ferentino, in provincia di Frosinone. Il software viene installato e configurato di persona presso le aziende della provincia di Frosinone e dei comuni vicini, con formazione in presenza e assistenza nel tempo.
Lo sviluppo e l'installazione sono seguiti direttamente da Giuseppe Ferraguti, che unisce esperienza diretta nell'ufficio amministrativo e competenza tecnica informatica: la stessa persona che progetta il software è quella che lo installa e che segue l'azienda per l'assistenza quotidiana. Un solo riferimento, per il gestionale e per l'infrastruttura su cui gira.